Современные технологии активно проникают в бизнес, и логистика не исключение. Одним из шагов в цифровой трансформации грузоперевозок стало внедрение электронных перевозочных документов (ЭПД). Это решение не только оптимизировало процессы транспортировки грузов, но и сделало их прозрачными, безопасными и удобными.
Что такое электронный транспортный документооборот
Электронный транспортный документооборот (ЭДО) представляет собой систему обмена цифровыми документами. Их оформляют при перевозке грузов автомобильным транспортом. В электронных перевозочных документах прописывают информацию о рейсе:
- маршрут;
- данные отправителя и получателя;
- информация о транспорте и водителях;
- особенности рейса и условия доставки.
Данный метод обмена документами еще не стал обязательным. Тем не менее многие организации, в том числе госкомпании, уже внедряют электронный документооборот в регулярные перевозки.
Законодательная база и переход на ЭПД
Внедрение ЭПД закреплено постановлением Правительства № 2200, которое было принято еще в 2020 году. Согласно документу, транспортные накладные могут составляться как на бумаге, так и в цифровом формате.
В 2021 году была утверждена стратегия трансформации транспортной отрасли, в рамках которой планируется постепенный переход на обязательное использование электронных перевозочных документов. Это означает, что в ближайшее время большинство компаний должны будут отказаться от бумажных носителей в пользу «цифры».
Виды ЭПД и их форматы
На данный момент Федеральная налоговая служба утвердила шесть форматов ЭПД:
- путевой лист;
- транспортная накладная;
- заказ-наряд;
- заказ и заявка;
- сопроводительная ведомость;
- договор фрахтования.
В сфере перевозок и логистики ЭДО играет важную роль, обеспечивая юридическую и финансовую защиту участников процесса.
Преимущества
Переход на электронные перевозочные документы дает значительные преимущества. В первую очередь это безопасность и сохранность данных, поскольку цифровые версии защищены от потери, повреждения или подделки.
Кроме того, использование ЭПД позволяет автоматизировать процессы и снизить вероятность ошибок благодаря шаблонам и автозаполнению, что минимизирует финансовые потери из-за некорректного оформления.
Цифровизация также способствует оптимизации бизнес-процессов, сокращая время на оформление документации, ускоряя транзит грузов и облегчая взаиморасчеты между участниками перевозки.
Как проходит процесс регистрации ЭПД
Чтобы начать процесс регистрации, необходимо подключиться к сервису ЭПД, который предоставляет оператор ИС ЭПД. Там происходит оформление необходимой документации и подписание разделов электронной подписью. Затем документы отправляются на проверку и обязательную регистрацию в ГИС ЭПД. Таким образом ЭПД оформляются исключительно в сервисе оператора. Загрузить на платформу перевозочные документы из вне нельзя, как и передать их напрямую в ГИС ЭПД (это возможно только через оператора).
Электронные перевозочные документы — важный шаг к цифровизации логистики. Они обеспечивают цифровой обмен данными между участниками транспортного процесса, делая его надежным и эффективным.